Zakładając i prowadząc własną działalność gospodarczą, stajemy przed obowiązkiem rozliczeń rachunkowo-podatkowych. Jeśli nie znamy się na tym osobiście, musimy znaleźć biuro rachunkowe, które będzie wykonywało te obowiązki w naszym imieniu. Znalezienie odpowiedniego biura rachunkowego w Rzeszowie to nie lada wyzwanie, dlatego dobrze wiedzieć, na co zwrócić uwagę, by Wasza współpraca przebiegała bez komplikacji.

Biuro rachunkowe w Rzeszowie – obowiązki

Na początek warto zastanowić się, czym zajmują się biura rachunkowe. Otóż do ich uprawnień należy prowadzenie ksiąg rachunkowych, uproszczonej księgowości oraz dokumentacji kadrowej i płacowej. Oznacza to, że biuro odciążając właściciela firmy, zobowiązuje się do wykonywania niezbędnych czynności ustalonych w umowie, pobierając za to opłatę. Do obowiązków księgowych w biurze rachunkowym należy:

• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• obsługa podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
• prowadzenie ewidencji VAT,
• wysyłanie deklaracji podatkowych w imieniu przedsiębiorcy,
• prowadzenie teczek osobowych,
• sporządzanie list płac pracowników oraz ewidencja godzin pracy itp.

Powyższe obowiązki to tylko kropla w morzu tego, czym mogą się zajmować biura rachunkowe, jeśli wymaga tego przedsiębiorca. Oczywistą rzeczą jest, że wszystkie te usługi są odpowiednio rozliczane. Dlatego też przed rozpoczęciem poszukiwań odpowiedniego biura należy zastanowić się, jakie usługi są potrzebne w mojej firmie.

Doświadczenie i wiedza

Wybierając biuro rachunkowe, należy sprawdzić, jakie doświadczenie posiada w branży, którą reprezentujesz. Sprawdź, czy zajmuje się prowadzeniem rachunków podobnych przedsiębiorstw. Będzie to atut potwierdzający wiedzę w zakresie tych działań, ponieważ branża branży nie równa. Inaczej prowadzi się rachunkowość firmy kosmetycznej, inaczej elektrycznej.

Warto też sprawdzić, czy biuro współpracuje z doświadczonymi księgowymi, którzy posiadają tzw. Licencję Ministra Finansów, ponieważ od 2014 przestał on być już obowiązkowy. Oznacza to, że w zasadzie każdy może prowadzić usługi księgowe. Nie powinien być to obowiązek, ale jeśli ktoś posiada taki certyfikat, musiał zdać test potwierdzający posiadaną wiedzę, która jest niezbędna do wykonywania tego zawodu. Księgowy to osoba musząca stale rozwijać swoje kompetencje. Szybko zmieniające się przepisy nie mogą stanowić żadnej przeszkody w prawidłowym wykonywaniu obowiązków. Stałe samodoskonalenie się i kształcenie jest tutaj kluczowe.

Kompleksowość usług

Wybierając biuro rachunkowe w Rzeszowie bądź innym mieście, warto zwrócić uwagę na ilość usług, jakimi dysponuje. Rozpoczynając swoją działalność, możesz początkowo potrzebować pomocy tylko w zakresie podstawowym, jednak z czasem mogą okazać się one niekompletne. Wówczas dobrze mieć możliwość poszerzenia pakietu usług w firmie, z którą rozpoczęło się współpracę.

Kontakt z biurem

Dzisiaj do prowadzenia biura rachunkowego niepotrzebna jest stacjonarna siedziba. Spora część osób wybiera usługi online, co nie stanowi problemu o ile kontakt z właścicielem biura oraz księgowym, który zajmuje się naszymi rachunkami, jest prosty i przyjemny. Obecnie większość dokumentów wysyłana jest w formie elektronicznej, co pozwala zaoszczędzić czas.

Przechowywanie dokumentów

Jak wskazuje raport KPMG z 2018 roku, 65% firmy w Polsce zleca prowadzenie swoich finansów biurom rachunkowym. Warto więc wiedzieć, komu powierza się tak poufne informacje, by mieć pewność ich należytego przechowywania. Zgodnie z ustawą o rachunkowości ksiąg nie trzeba przechowywać w firmie, można wpisać to do umowy, jako usługę biura rachunkowego. Wówczas należy o tym powiadomić urząd skarbowy, zapewniając tym samym dostępność ksiąg organom określonym w ustawie.

Biuro rachunkowe dba więc o wszelkie formalności, a jego zadaniem jest magazynowanie wszystkich danych w bezpieczny sposób. Pracownicy odpowiadają za poufność dokumentów, muszą dopilnować, by nie zginęły, bądź wpadły w niepowołane ręce. Księgowi pracujący w biurach rachunkowych objęci są tzw. tajemnicą zawodową. Nie mogą więc rozmawiać o przeprowadzanych działaniach dla firmy z osobami nieupoważnionymi.

OC biur rachunkowych

Każde szanujące się biuro rachunkowe powinno posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Polisa ta jest konieczna w przypadku popełnienia błędu przez księgowego do pokrycia powstałych kosztów. Biuro rachunkowe jednak wykonuje działania w imieniu przedsiębiorcy. To on odpowiada za wszelkie nieprawidłowości finansowe. Jeśli więc zostanie wykryty błąd i trzeba będzie zapłacić np. karę administracyjną, spada ona na jego barki. Wówczas właściciel firmy będzie starał się na drodze sądowej udowodnić błąd biura rachunkowego, domagając się odszkodowania. Wtedy zostanie ono wypłacone z owej polisy OC, która jak widać, jest konieczna. 

Wybierając biuro rachunkowe w Rzeszowie, warto na początku kierować się powyższymi zasadami, a na końcu ceną, bowiem to, co najtańsze nie musi być najlepsze dla nas. Powierzając rachunkowość swojej firmy, nie wolno zdać się na intuicję, ale przed rozpoczęciem współpracy dokładnie i w miarę możliwości prześwietlić biuro rachunkowe, by mieć pewność, że powierzone poufne dane będą bezpieczne, a prawidłowo rozliczone dokumenty dotrą na czas do odpowiednich organów.